Cómo crear la configuración inicial de QuickBooks 2013 Equilibrio de prueba

Cómo crear la configuración inicial de QuickBooks 2013 Equilibrio de prueba: variables ficticias

Independientemente de si usa la versión de Express Start o la versión de Entrevista de instalación avanzada / EasyStep de la Configuración de QuickBooks proceso, en realidad no obtiene un saldo de prueba completo en el archivo de la compañía QuickBooks simplemente configurando. Suponiendo que siga las instrucciones y consejos proporcionados en los párrafos anteriores, solo obtendrá sus cuentas bancarias, cuentas por cobrar, inventario y saldos de cuentas por pagar en QuickBooks.

Sin embargo, debe ingresar toda la información del saldo de prueba faltante en QuickBooks, también, para comenzar a obtener buenos informes de QuickBooks y usar QuickBooks para suministrar datos financieros a sus declaraciones de impuestos.

Para registrar el resto de su saldo inicial de prueba, registra una entrada de diario. El asiento registra los montos restantes del saldo de prueba para todas sus otras cuentas en la fecha de conversión o inicio: cuentas que no sean sus cuentas bancarias, cuentas por cobrar, cuentas por pagar e inventario.

Como ejemplo simple para mostrarle cómo funciona esto, suponga que tiene el saldo de prueba que se muestra en la siguiente tabla.

A Cuenta de Balanza
Cuenta Débito Crédito
Caja 5, 000
Inventario 0
Cuentas por pagar 0
Préstamo por pagar 0
S. Nelson, capital 1, 000
Ventas de mercancías 13, 000
Costo de los bienes vendidos 3, 000
Gastos de alquiler 1, 000
Salarios > 4, 000 Suministros
1, 000 _____ Totales
14, 000 14, 000
Tenga en cuenta que no se registra saldo para una cuenta bancaria, no se registra saldo para las cuentas por cobrar (esta cuenta ni siquiera aparece en el saldo de prueba) y no se registran saldos para el inventario o cuentas por pagar (porque estas cuentas tienen saldos de cero en la fecha de conversión).

A los efectos de este ejemplo, el saldo en efectivo no es una cuenta bancaria, sino que en realidad es efectivo: un cajón de escritorio lleno de billetes usados ​​de baja denominación con números de serie no secuenciales.

La siguiente figura muestra cómo se ve la ventana Hacer entradas de diario general cuando registra la información de saldo de prueba faltante. Después de registrar esta entrada de diario, el saldo de prueba es correcto a partir de la fecha de inicio.

Elija el comando Company → Make Journal Entry. Cuando QuickBooks muestra la ventana Entradas de diario general, use las columnas Cuenta, Débito y Crédito para registrar su entrada de diario.

Si la idea de hacer una entrada en un diario te aterroriza, es posible que te encuentres en un aprieto.Debe sentirse cómodo trabajando con la contabilidad de doble entrada para configurar QuickBooks en un momento que no sea a principios de año.

Esto significa, desafortunadamente, que si está configurando QuickBooks en algún momento durante la mitad del año, debe ingresar una entrada general en el diario para corregir la rareza que crea el programa de instalación de QuickBooks. Si no sabe cómo funciona la contabilidad de doble entrada, si los débitos y los créditos no son sus amigos, probablemente necesite la ayuda de alguien.

Nota: Este no debería ser un gran proyecto, en caso de que decida llamar a su CPA. Si su CPA llega a su oficina, y si tiene el saldo de prueba listo para ella, solo le tomará unos minutos ingresar la entrada de diario general necesaria. Tal vez puedas comprarle un buen almuerzo, y eso resolverá el puntaje.

Un ejemplo de la vida real para terminar

Bien, confesiones verdaderas. ¿El ejemplo que doy en los cuatro párrafos anteriores? Probablemente no tengas la suerte de tener tu diario inicial de saldo de prueba tan simple. Probablemente tendrá que lidiar con una cuenta bancaria y con saldos de cuenta en sus cuentas por cobrar, cuentas por pagar o cuentas de inventario. Ahora te muestro, por lo tanto, cómo funciona esto.

Supongamos que tiene los balances de prueba que se muestran en la Tabla 1-2. Tenga en cuenta que en este ejemplo (a diferencia del ejemplo anterior), la primera cuenta que se muestra, la que tiene $ 5,000, es una cuenta bancaria.

Otro saldo de prueba

Cuenta
Débito Crédito Comprobación
5, 000 Cuentas por cobrar
5, 000 Inventario
2, 000 < Cuentas por pagar 1, 000
Préstamo por pagar 5, 000
S. Nelson, capital 2, 000
Ventas de mercancías 13, 000
Costo de los bienes vendidos 3, 000
Gastos de alquiler 1, 000
Salarios > 4, 000 Suministros
1, 000 _____
Totales 21, 000 21, 000
Aquí está la parte difícil de registrar este equilibrio de prueba. No necesita registrar toda esta información de saldo de prueba a través de una entrada en el diario. Debido a que la cuenta bancaria, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y las partes del inventario ya se han registrado si agregó información del cliente, proveedor, artículo y cuenta bancaria durante el proceso de configuración de QuickBooks, solo necesita ingresar el resto del saldo de prueba. Sin embargo, debido a que no registrará todo el saldo de prueba, su entrada de diario no solo no coincidirá con su saldo de prueba real, sino que tampoco se equilibrará. Para que quede en equilibrio, por lo tanto, conecte la diferencia en una cuenta que QuickBooks proporciona para este tipo de locura contable: la cuenta de Equilibrio de apertura (consulte la siguiente figura).

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