Cómo crear elementos especiales para QuickBooks 2015 Facturas

Cómo crear artículos especiales para QuickBooks 2015 facturas - dummies

Además de agregar elementos de nómina en QuickBooks 2015 , puede crear un Subtotal item para calcular el subtotal de los elementos que enumera en una factura. (Por lo general, necesita este subtotal cuando desee calcular el impuesto sobre las ventas en los artículos de la factura). También puede crear otros artículos absurdos para sus facturas, como descuentos.

Creación de elementos subtotales para pegar subtotales en las facturas

Necesita agregar un elemento Subtotal si alguna vez desea aplicar un descuento a una serie de artículos en una factura. Para agregar un elemento subtotal a su lista de elementos, elija Listas → Lista de elementos, haga clic en el botón Elemento y seleccione Nuevo en la lista desplegable. Esta acción muestra la ventana Nuevo artículo. Especifique el tipo de elemento como Subtotal y luego proporcione un nombre de elemento (como Subtotal ).

Cuando quiere subtotar artículos en una factura, todo lo que hace es pegar este subtotal en la factura después de los artículos que quiere subtotales. Tenga en cuenta, sin embargo, que QuickBooks no configura una característica de subtotal automáticamente.

Tienes que agregar un elemento Subtotal; de lo contrario, puede aplicar un artículo de Descuento que cree solo al artículo individual que precede inmediatamente al descuento. Por cierto, un artículo de descuento , , calcula un descuento en una factura.

Crear elementos de grupo para combinar cosas que vende juntos

Puede crear un artículo que ponga una línea en una factura que en realidad es una combinación de varios otros artículos. Para agregar un elemento de grupo, visualice la ventana de nuevo artículo y especifique el tipo de elemento como grupo. QuickBooks muestra la ventana Nuevo artículo.

Por ejemplo, si vende tres artículos, por ejemplo, tazas azules, amarillas y rojas, pero a veces los vende en un juego, puede crear un artículo que agrupe los tres elementos. Tenga en cuenta que cuando crea un grupo, continúa rastreando los inventarios de los miembros del grupo individualmente y no rastrea el inventario del grupo como un nuevo elemento.

En la ventana de Artículo nuevo, use el cuadro de lista Artículo / Descripción / Cantidad para enumerar cada elemento incluido en el grupo. Cuando hace clic en una línea de elemento en el cuadro de lista Elemento / Descripción / Cantidad, QuickBooks coloca una flecha hacia abajo en el extremo derecho de la columna Artículo. Haga clic en esta flecha para abrir una lista desplegable de elementos.

Si la lista es más larga de lo que se puede mostrar, puede usar la barra de desplazamiento a la derecha para subir y bajar la lista. Si selecciona la casilla Imprimir elementos en el grupo, QuickBooks enumera todos los elementos del grupo en las facturas. (En el caso de las tazas, las facturas enumeran las tazas azules, rojas y amarillas individuales en lugar de solo enumerar el nombre del grupo . )

Creación de artículos con descuento para agregar descuentos a las facturas

Puede crear un artículo que calcule un descuento y que incluya el descuento en una factura como otra línea de pedido. Para agregar un artículo de descuento a la lista, muestre la ventana de nuevo artículo, especifique el tipo de artículo como descuento y proporcione un nombre o número de artículo y una descripción.

Use el cuadro de texto Cantidad o% para especificar cómo se calcula el descuento. Si el descuento es un monto fijo (como $ 50.00), ingrese el monto. Si el descuento se calcula como un porcentaje, ingrese el porcentaje, incluido el símbolo de porcentaje.

Cuando ingresa un porcentaje, QuickBooks calcula el monto del descuento como el porcentaje multiplicado por el artículo anterior que se muestra en la factura. (Si desea aplicar el descuento a un grupo de artículos, debe usar un elemento Subtotal y seguirlo con el descuento).

Use la lista desplegable Cuenta para especificar la cuenta de gastos que desea usar para rastrear el costo de los descuentos que ofrece.

Use la lista desplegable Código tributario para especificar si el descuento se calcula antes o después de calcular los impuestos a las ventas.

Probablemente desee consultar con su agencia local de impuestos sobre ventas para determinar si el impuesto a las ventas debe calcularse antes o después del descuento.

Si necesita recaudar impuestos sobre las ventas y no configuró esta función en la Configuración de QuickBooks, siga estos pasos:

  1. Elija Edición → Preferencias.

    Aparece el cuadro de diálogo Preferencias.

  2. Haga clic en el ícono del impuesto a las ventas en la lista a la izquierda, haga clic en la pestaña Preferencias de la empresa y luego seleccione el botón de opción Sí en el área Impuesto a las ventas con cargo a usted.

  3. Agregue el (los) artículo (s) de impuesto a las ventas a su lista de artículos.

  4. Haga clic en el botón Agregar elemento de impuesto a las ventas.

    Cuando QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Artículo nuevo (no se muestra) ingrese un nombre para el impuesto sobre ventas en el cuadro Nombre del impuesto a las ventas, la tasa del impuesto a las ventas en el cuadro Tasa impositiva y la agencia estatal a la que le envía el impuesto sobre las ventas el buzón de la Agencia Tributaria. Haga clic en Aceptar dos veces después de hacer esto para cerrar el cuadro de diálogo Nuevo elemento y el cuadro de diálogo Preferencias.

Creación de elementos del grupo Impuesto a las ventas para el impuesto a las ventas por lotes

Los grupos del impuesto a las ventas le permiten agrupar varios impuestos a las ventas que se supone que deben cobrar como un solo impuesto para que aparezcan como un único impuesto a las ventas en la factura.

Combinar los impuestos es necesario, o al menos posible, cuando se supone que debe cobrar, por ejemplo, un impuesto estatal de ventas del 6,5 por ciento, un impuesto sobre las ventas del condado del 7 por ciento y ventas de la ciudad del 0,4 por ciento impuestos, pero desea mostrar un impuesto global a las ventas del 8.6 por ciento en la factura.

Para agregar un ítem del Grupo del impuesto a las ventas, muestre la ventana del Nuevo ítem y luego especifique el tipo del ítem como el Grupo del impuesto a las ventas. QuickBooks muestra la ventana Nuevo artículo. Use la casilla de lista Artículo / Tarifa / Agencia fiscal / Descripción de impuestos para enumerar los otros artículos de impuestos a las ventas que desea incluir en el grupo.

Cuando hace clic en una línea de elemento en el cuadro de lista, QuickBooks coloca una flecha hacia abajo en el extremo derecho de la columna Artículo fiscal. Puede hacer clic en esta flecha para abrir una lista desplegable de artículos de impuestos a las ventas.