Cómo crear una lista de destinatarios en Word 2013

Cómo crear una lista de destinatarios en Word 2013 - dummies

A menos que ya tenga listas de destinatarios creadas y guardadas en Word 2013, debe crear una desde cero. Este proceso implica configurar la lista, eliminar los campos innecesarios que Word preselecciona de manera molesta, agregar los campos que realmente necesita y, finalmente, completar la lista. Es bastante complicado, así que síguelo.

Siga estos pasos para crear una nueva lista de destinatarios:

  1. Cree y guarde el documento principal.

    La creación de la lista de destinatarios funciona de la misma manera sin importar qué tipo de documento de combinación de correspondencia haya creado.

  2. En la pestaña Mailings, en el grupo Start Mail Merge, seleccione Select Recipients → Type a New List.

    Si esta opción no está disponible, no ha creado correctamente el documento principal. De lo contrario, verá el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones.

    Word asume que necesita alrededor de una docena de campos para su combinación de correspondencia, lo cual es una tontería porque es más de lo que necesita. Por lo tanto, el siguiente conjunto de pasos elimina los campos excedentes y los reemplaza con los campos que requiere su documento.

  3. Haga clic en el botón Personalizar columnas.

    Aparece el cuadro de diálogo Personalizar lista de direcciones, que muestra los campos que Word supone que necesita. Tal necedad no puede ser tolerada.

  4. Seleccione un campo que no necesita .

    Haz clic con el mouse.

  5. Haz clic en el botón Eliminar.

  6. Haga clic en Sí en el cuadro de diálogo de confirmación.

    El atajo de teclado para el botón Sí es la tecla Y. Ah, y el atajo de teclado para el botón Eliminar (consulte el Paso 5) es D. Escribir D y luego Y elimina el campo seleccionado.

  7. Repita los pasos 4 a 6 para cada campo que no necesite.

    Después de eliminar los campos sobrantes, el siguiente paso es agregar los campos que necesita, si corresponde.

    Ya sea que aparezca en el cuerpo del mensaje o no, necesita el campo Dirección_de_correo electrónico cuando está fusionando un mensaje de correo electrónico. Word usa este campo para que sepa dónde enviar el mensaje. ¡No borres el campo!

    En lugar de eliminar todos los campos, puede cambiar el nombre de algunos campos para que coincidan con lo que necesita: seleccione un campo y haga clic en el botón Cambiar nombre.

  8. Para agregar un campo que se necesita en su documento, haga clic en el botón Agregar.

    El pequeño cuadro de diálogo Agregar campo aparece en la vista.

  9. Escriba el nombre del campo y haga clic en el botón Aceptar.

    • Nombre el campo para reflejar el tipo de información en él; por ejemplo, Shark Bite Location.

    • No hay dos campos que tengan el mismo nombre.

    • Los nombres de campo pueden contener espacios pero no pueden comenzar con un espacio.

    • Los nombres de campo pueden ser bastante largos, aunque más corto es mejor.

    • Los siguientes caracteres están prohibidos en un nombre de campo:.! '[].

  10. Repita los pasos 8 y 9 para cada campo nuevo que necesite en el documento principal.

    Cuando termine, revise la lista. Debe coincidir con la lista de TODOS LOS MAYÚSCULAS en el documento (si elige crearlos). No se preocupe si no lo hace; puede agregar campos más tarde, aunque lleva más tiempo.

  11. Haga clic en Aceptar.

    Ahora verá que los campos personalizados aparecen como encabezados de columna en el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones.

En el último conjunto de pasos, completa la lista de destinatarios. Debe ingresar registros, uno por cada documento que planee crear:

  1. Escriba los datos del primer registro.

    Escriba la información adecuada para cada campo que se muestra en el cuadro de diálogo Lista de direcciones nuevas: nombre, título, alias malvado, planeta de origen, etc.

  2. Presione la tecla Tab para ingresar al siguiente campo.

    Después de completar el último campo, probablemente quiera agregar otro registro:

  3. Para agregar un nuevo registro, presione la tecla Tab después de escribir en el último campo.

    Cuando presiona la tecla Tab en el último campo de un registro, se crea automáticamente un nuevo registro y se agrega en la siguiente línea. ¡Sigue completando datos!

  4. Revise su trabajo cuando haya terminado.

    Puede editar cualquier campo en cualquier registro seleccionándolo con el mouse.

    Si accidentalmente agrega un registro en blanco al final de la lista, haga clic para seleccionarlo y luego haga clic en el botón Eliminar entrada. Haga esto porque los registros en blanco todavía se procesan en una combinación de correspondencia, lo que puede dar como resultado un desperdicio de papel.

  5. Haga clic en Aceptar.

    Aparece el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, lo que le permite guardar la lista de destinatarios.

    Las listas de destinatarios se encuentran en la carpeta denominada Mis orígenes de datos, que se encuentra en la carpeta Documentos o Mis documentos. Word elige automáticamente (o crea) esta carpeta.

  6. Escriba un nombre para la lista de direcciones.

    Los nombres descriptivos son los mejores. Después de todo, puede usar la misma lista de destinatarios nuevamente.

  7. Haz clic en el botón Guardar.

    Regresa al documento.

El siguiente paso en su agonía de combinación de correspondencia es mover los campos de la lista de destinatarios al documento principal.