Cómo crear una orden de compra en QuickBooks 2014

Cómo crear una orden de compra en QuickBooks 2014 - dummies

Una orden de compra tiene un propósito simple: le dice a un vendedor que desea comprar algún artículo. De hecho, una orden de compra es un contrato de compra. Para utilizar QuickBooks para crear órdenes de compra, siga estos pasos:

  1. Indique a QuickBooks que desea crear una orden de compra seleccionando Vendedores → Crear órdenes de compra.

    QuickBooks muestra la ventana que se muestra.

    Si el menú Vendedores no proporciona un comando Crear órdenes de compra, QuickBooks no sabe que desea crear órdenes de compra.

  2. Use la lista desplegable de Proveedores para identificar al proveedor del que desea comprar el artículo.

    La lista desplegable de Proveedores enumera cada uno de los proveedores en su lista de proveedores.

  3. (Opcional) Clasifique la compra, utilizando la lista desplegable Clase.

    Tenga en cuenta que no verá una lista desplegable Clase a menos que haya activado el seguimiento de clases.

  4. (Opcional) Elija una dirección diferente de Enviar a desde la lista desplegable Enviar a en la esquina superior derecha.

    La lista desplegable Enviar a muestra una lista de todos sus clientes, proveedores y empleados. Cambia la dirección Enviar a seleccionando uno de estos otros nombres. Después de seleccionar una entrada de la lista Enviar a, QuickBooks completa el cuadro Enviar a dirección con la información adecuada.

    Las pestañas Crear, Formatear e Informes de la ventana Crear órdenes de compra proporcionan algunos botones y cuadros estándar y, espero, familiares: Anterior, Siguiente, Nuevo, y así sucesivamente.

  5. Confirmar la fecha de la orden de compra.

    Inicialmente, QuickBooks coloca la fecha actual del sistema en el cuadro Fecha. Sin embargo, debe confirmar que la fecha que ingresa QuickBooks ya que la fecha de la orden de compra es correcta. Esta es la fecha del contrato. A menudo, la fecha establece los términos contractuales, como el número de días dentro de los cuales se enviará el artículo.

  6. Confirme el número de orden de compra.

    El número de orden de compra o número de P.O. identifica de forma única el documento de orden de compra. QuickBooks numera secuencialmente los pedidos de compra y coloca el número correspondiente en el cuadro P. O. No.. La conjetura que hace QuickBooks sobre el número correcto de orden de compra suele ser correcta. Si no es correcto, puede ingresar un número de reemplazo.

  7. Confirmar el proveedor y enviar a la información.

    El bloque Proveedor y el bloque Enviar para identificar al proveedor del que está comprando el artículo y la dirección a la que desea que el proveedor envíe el envío. Esta información debe ser correcta si su lista de proveedores está actualizada y si ha utilizado correctamente la lista desplegable Enviar a para identificar, si es necesario, una dirección alternativa de Enviar a.

    Sin embargo, confirme que la información que se muestra en estos dos bloques de direcciones es correcta. Si la información no es correcta, por supuesto, corrígela. Puede editar la información del bloque de direcciones seleccionando la información incorrecta y luego volver a escribir lo que se debe mostrar.

  8. Describe cada artículo que quieres pedir.

    Utilice las columnas de la ventana Crear órdenes de compra para describir en detalle cada artículo que desea solicitar como parte de la compra. Cada elemento va en su propia fila. Para describir un artículo que desea comprar al proveedor, proporcione los siguientes datos:

    • Artículo: La columna Artículo es donde registra el número de artículo exclusivo para el artículo que desea comprar. Recuerde que los artículos deben ingresarse, o describirse, en la lista de Artículos. Lo principal que debe saber sobre la lista de elementos es que todo lo que desea mostrar en la factura, o en su caso en una orden de compra, debe describirse en el archivo del artículo.

    • Descripción: en la columna Descripción, describe el elemento que selecciona. También puede editar el campo Descripción para que tenga sentido para clientes o proveedores.

    • Cantidad: la columna Cantidad especifica la cantidad del artículo que desea. Obviamente, ingresa la cantidad de elementos que desea en este campo.

    • Tasa: la columna Tasa especifica el precio por unidad o tasa por unidad para el artículo. Tenga en cuenta que QuickBooks utiliza diferentes etiquetas para esta columna, según el tipo de negocio que haya configurado.

    • Cliente: la columna Cliente identifica al cliente para el que se compra el artículo.

    • Cantidad: la columna Cantidad muestra el total gastado para el artículo. QuickBooks calcula la cantidad por usted multiplicando la cantidad por la tasa (o precio). Puede editar el monto de la columna. En este caso, QuickBooks ajusta la tasa (o precio) para que la cantidad multiplicada por la tasa siempre sea igual a la cantidad.

    • Clase: en la columna Clase, clasifica los artículos de la orden de compra en el nivel de artículo en lugar de en el nivel de orden de compra. Tenga en cuenta que no verá esta columna a menos que haya activado el seguimiento de clases.

    Ingrese una descripción de cada artículo que debe incluirse en la orden de compra. Esto significa, por ejemplo, que si desea pedir seis artículos a un proveedor, su orden de compra debe incluir seis líneas de información.

  9. Imprime la orden de compra.

    El objetivo de registrar una orden de compra en QuickBooks es crear un registro formal de una compra. Casi siempre desea transmitir esta orden de compra al proveedor. La orden de compra le dice al vendedor exactamente lo que quiere comprar y el precio que está dispuesto a pagar.

    Para imprimir la orden de compra, puede hacer clic en el botón Imprimir. También puede imprimir órdenes de compra en un lote más tarde si selecciona la casilla de verificación Imprimir más tarde (disponible en la pestaña Principal) cuando está creando órdenes de compra, guarda todas las órdenes de compra que desea imprimir más adelante y luego elige el Archivo -> Formularios impresos → Comando de órdenes de compra.

  10. Guarde la orden de compra.

    Para guardar su orden de compra, haga clic en el botón Guardar y cerrar o en el botón Guardar y Nuevo.Si hace clic en el botón Guardar y Nuevo, QuickBooks guarda esa orden de compra y vuelve a mostrar una versión vacía de la ventana Crear órdenes de compra para que pueda grabar otra orden de compra.