Cómo crear un pedido en QuickBooks 2010

Cómo crear un pedido en QuickBooks 2010 - dummies

Puede usar QuickBooks para crear una orden de compra para su negocio. Una orden de compra le dice a un vendedor que desea comprar algún artículo. De hecho, una orden de compra es un contrato de compra.

1Elegir proveedores → Crear órdenes de compra.

QuickBooks muestra la ventana Crear órdenes de compra.

2En la lista desplegable de Proveedores, seleccione el proveedor del que desea comprar el artículo.

La lista desplegable de proveedores incluye a cada uno de los proveedores en su lista de proveedores.

3 (Opcional) Clasifique la compra utilizando la lista desplegable Clase.

Puede usar clases para especificar a qué parte de su empresa se aplica la compra.

4 (Opcional) Cambie la dirección seleccionando un nombre de la lista desplegable Enviar a.

La lista desplegable Enviar a muestra una lista de todos sus clientes, proveedores y empleados. Después de seleccionar una entrada de la lista Enviar a, QuickBooks completa el cuadro Enviar a dirección con la información adecuada.

5 Confirme la fecha de la orden de compra.

Inicialmente, QuickBooks coloca la fecha actual del sistema en el cuadro Fecha. Sin embargo, debe confirmar que la fecha QuickBooks ingrese porque la fecha de la orden de compra es correcta.

6Confirme el número de orden de compra.

El número de orden de compra, o P.O., identifica de forma única el documento de orden de compra. QuickBooks numera secuencialmente las órdenes de compra para usted y coloca el número apropiado en el cuadro P. O. No. La conjetura que hace QuickBooks sobre el número correcto de orden de compra suele ser correcta. Si no es correcto, puede ingresar un número de reemplazo.

7 Confirme el proveedor y envíe la información.

El bloque Proveedor y el bloque Enviar para identificar al proveedor del que está comprando el artículo y la dirección a la que desea que el proveedor envíe el envío. Si la información no es correcta, por supuesto, corrígela. Puede editar la información del bloque de direcciones seleccionando la información incorrecta y luego volver a escribir lo que se debe mostrar.

8En la columna Artículo, registre el número de artículo único para el artículo que desea comprar.

Recuerde que los artículos deben ingresarse, o describirse, en la Lista de elementos. Lo principal que debe saber acerca de la Lista de elementos es que todo lo que desea mostrar en la factura, o, en ese caso, en una orden de compra, debe describirse en el archivo del artículo.

9En la columna Descripción, ingrese algunos detalles sobre el artículo que seleccione.

También puede editar el campo Descripción para que tenga sentido para clientes o proveedores.

10Especifique la cantidad del artículo que desea en la columna Cantidad.

Obviamente, ingresa el número de ese artículo en particular que desea.

11En la columna Tarifa, ingrese el precio por unidad o tasa por unidad para el artículo.

QuickBooks usa diferentes etiquetas para esta columna, según el tipo de negocio que haya configurado.

12Ingrese el nombre del cliente en la columna Cliente.

En esta forma, el cliente es la persona para la cual se compra el artículo.

13 (Opcional) En la columna Cantidad, ajuste el total gastado para el artículo.

QuickBooks calcula el valor de la cantidad multiplicando la cantidad por la tasa (o precio). Si ajusta este total, QuickBooks ajusta la tasa (o precio) para que la cantidad multiplicada por la tasa siempre sea igual a la cantidad.

14En la columna Clase, clasifique los artículos de la orden de compra en el nivel de artículo, en lugar de en el nivel de orden de compra.

Ingrese una descripción de cada artículo que debe incluirse en la orden de compra. Por ejemplo, si desea pedir seis artículos a un proveedor, su orden de compra debe incluir seis líneas de información.

15Haga clic en el botón Imprimir para imprimir la orden de compra.

También puede imprimir órdenes de compra más adelante en un lote; para hacerlo, guarde todas las órdenes de compra que desea crear y luego elija Archivo → Imprimir formularios → Órdenes de compra.

16Haga clic en el botón Guardar y cerrar o en el botón Guardar y nuevo.

Si hace clic en el botón Guardar y nuevo, QuickBooks guarda esa orden de compra y vuelve a mostrar una versión vacía de la ventana Crear órdenes de compra para que pueda grabar otra orden de compra.