Cómo crear tablas dinámicas manualmente en Excel 2016

Cómo crear cuadros dinámicos manualmente en Excel 2016 - Dummies

A veces, ninguna de las tablas pivote que Excel 2016 sugiere al crear una nueva tabla con el Análisis rápido herramienta o el botón de comando de PivotTables recomendados se ajustan al tipo de resumen de datos que tiene en mente.

En tales casos, puede seleccionar la tabla dinámica sugerida cuyo diseño es más cercano a lo que tiene en mente, o puede elegir crear la tabla dinámica desde cero (un proceso que no es tan difícil o consume mucho tiempo) )

Para crear manualmente una nueva tabla dinámica de la hoja de trabajo con los datos que se analizarán, coloque el puntero de la celda en alguna parte de las celdas de esta lista y luego haga clic en el botón de comando de la ficha Insertar de la cinta o presiona Alt + NV.

Excel abre el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica y selecciona todos los datos en la lista que contiene el cursor de celda (indicado por un recuadro alrededor del rango de celda). Luego puede ajustar el rango de celda en el cuadro de texto Tabla / Rango bajo el botón Seleccionar una tabla o Rango si el recuadro no incluye todos los datos para resumir en la tabla dinámica.

De forma predeterminada, Excel crea la nueva tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo que agrega al libro de trabajo. Sin embargo, si desea que la tabla dinámica aparezca en la misma hoja de cálculo, haga clic en el botón Hoja de trabajo existente y luego indique la ubicación de la primera celda de la nueva tabla en el cuadro de texto Ubicación, como se muestra aquí. (Solo asegúrese de que esta nueva tabla dinámica no se solape con ninguna tabla de datos existente.)

indique el origen de los datos y la ubicación de la tabla dinámica en el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.

Si la fuente de datos para su tabla pivote es una tabla de base de datos externa creada con un programa de administración de bases de datos separado, como Access, debe hacer clic en el botón Utilizar una fuente de datos externa, hacer clic en el botón Seleccionar conexión y luego nombre de la conexión en el cuadro de diálogo Conexiones existentes.

Además, Excel 2016 admite el análisis de datos de múltiples tablas relacionadas en una hoja de trabajo (denominado Modelo de datos). Si los datos de la nueva tabla dinámica que está creando se analizarán junto con otra tabla dinámica existente, asegúrese de seleccionar la casilla de verificación Agregar este tipo de datos al modelo de datos.

Si indica una nueva hoja de cálculo como la ubicación de la nueva tabla dinámica en el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, cuando hace clic en Aceptar, el programa inserta una nueva hoja de trabajo en el frente del libro con una cuadrícula en blanco para la nueva tabla dinámica . También abre un panel de tareas de Campos de tabla dinámica en el lado derecho del área Hoja de trabajo y agrega la pestaña contextual de Herramientas de tabla dinámica a la Cinta de opciones (consulte la figura siguiente).

El panel de tareas Campos de tabla dinámica se divide en dos áreas: el cuadro de lista Elegir campos para agregar al informe con los nombres de todos los campos de la lista de datos que puede seleccionar como fuente de la tabla precedida por casillas de verificación vacías, y a Campos de arrastre entre las áreas a continuación sección dividida en cuatro zonas de colocación (FILTROS, COLUMNAS, FILAS y VALORES).

Tabla dinámica completa después de agregar los campos de la lista de datos de empleados a las diversas zonas de colocación.

También puede insertar una nueva hoja de cálculo con la cuadrícula de la tabla pivote en blanco como la que se muestra seleccionando el botón Blank PivotTable en el cuadro de diálogo Recomendado de la tabla dinámica o la paleta de opciones de la herramienta Análisis rápido (solo cuando Quick Analysis no puede sugerir pivote tablas para sus datos). Solo tenga en cuenta que cuando selecciona el botón Blank PivotTable en este cuadro de diálogo o paleta, Excel 2016 no abre primero el cuadro de diálogo Create PivotTable.

Si necesita usar cualquiera de las opciones que se ofrecen en este cuadro de diálogo para crear su nueva tabla dinámica, debe crear la tabla dinámica con el botón de comando de tabla dinámica en lugar del botón de comando de tablas dinámicas recomendadas en la ficha Insertar.

Para completar la nueva tabla dinámica, todo lo que tiene que hacer es asignar los campos en el panel de tareas Campos de tabla dinámica a las diversas partes de la tabla. Para ello, arrastre un nombre de campo del cuadro de lista Elegir campos para agregar al informe y colóquelo en una de las cuatro áreas siguientes denominadas zonas de colocación:

  • FILTROS: Esta área contiene los campos que le permiten paginar a través de los resúmenes de datos que se muestran en la tabla dinámica real mediante el filtrado de conjuntos de datos, actúan como filtros para el informe. Por ejemplo, si designa el campo Año de una lista de datos como filtro de informe, puede mostrar resúmenes de datos en la tabla dinámica para años individuales o para todos los años representados en la lista de datos.

  • COLUMNAS: Esta área contiene los campos que determinan la disposición de los datos que se muestran en las columnas de la tabla dinámica.

  • FILAS: Esta área contiene los campos que determinan la disposición de los datos que se muestran en las filas de la tabla dinámica.

  • VALORES: Esta área contiene los campos que determinan qué datos se presentan en las celdas de la tabla dinámica; son los valores que se resumen en su última columna (totalizados de manera predeterminada).

Para comprender cómo se relacionan estas diversas zonas con una tabla dinámica, observe la tabla dinámica completa que se muestra.

Para esta tabla dinámica, el campo Género de la lista de datos (un campo que contiene F [para mujer) o M [para hombre]) se asigna para indicar el género del empleado en la zona de colocación FILTROS. El campo Departamento (que contiene los nombres de los diversos departamentos de la empresa) se asigna a la zona de colocación COLUMNAS, el campo Ubicación (que contiene los nombres de las diversas ciudades con oficinas corporativas) a la zona de colocación ROWS y el campo Sueldo a la zona de colocación VALUES.

Como resultado, esta tabla dinámica ahora muestra la suma de los salarios tanto para los empleados masculinos como femeninos en cada departamento (a través de las columnas) y luego presenta estas sumas por su ubicación corporativa (en cada fila).

Tan pronto como agregue campos a una nueva tabla dinámica (o seleccione la celda de una tabla existente en una hoja de trabajo), Excel seleccionará la pestaña Analizar de la pestaña contextual Herramientas PivotTable que aparece automáticamente en la Cinta. Entre los muchos grupos en esta pestaña, encontrará el grupo Mostrar al final que contiene los siguientes botones útiles:

  • Lista de campos para ocultar y volver a mostrar el panel de tareas Lista de campos de la tabla dinámica en el lado derecho del área Hoja de trabajo

  • +/- Botones para ocultar y volver a mostrar los botones de expandir (+) y colapsar (-) delante de campos de columna o campos de fila particulares que le permiten eliminar temporalmente y luego volver a mostrar sus valores resumidos particulares en la tabla dinámica

  • Encabezados de campo para ocultar y volver a mostrar los campos asignados a las Etiquetas de columna y Etiquetas de fila en la tabla dinámica